Documentación digital de las instalaciones Sísifo puede descansar: así es como la documentación digital aporta claridad

La documentación técnica es obligatoria por ley y necesaria para completar con éxito un proyecto; sin embargo, a menudo se percibe como una tarea tediosa. ¿Podría ser de otra manera? La documentación digital, sin papel y inteligente, acelera el proceso tanto en la puesta en marcha como en la producción. Dar el salto a este nuevo mundo no es tan difícil.

Aunque hoy en día todo el mundo habla de la digitalización y la inteligencia artificial, la realidad en la puesta en marcha de las instalaciones sigue siendo muy diferente en muchos lugares: la documentación de la puesta en marcha se imprime en papel y se lleva a la obra. Dependiendo del tamaño de la instalación, esto puede llenar una o incluso varias carpetas. Los valores de medición y los cambios que se producen se registran de forma analógica y, en el mejor de los casos, una vez finalizada la puesta en marcha en la obra, se escanean y se envían a los compañeros de la oficina.

Este se encarga entonces de elaborar, más o menos manualmente, la documentación final de la instalación. Mientras los compañeros ultiman la documentación, el responsable de la puesta en marcha suele estar ya ocupado con el siguiente proyecto; las consultas sobre información que falta o que no es legible suelen poder aclararse solo con gran esfuerzo.

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La tarea de Sísifo: la documentación de las instalaciones

Pirmin Ehrbar, responsable de la documentación y planificación eléctrica en TPPA, conoce muy bien esta tarea de Sísifo: Cuando comenzó a trabajar hace casi dos años en Turbine Power Plant Automation GmbH (TPPA), en Haßloch, se le encomendó, entre otras cosas, la documentación técnica. Su empresa es una compañía que opera a nivel internacional en el ámbito de la tecnología de automatización para centrales eléctricas, especializada especialmente en el control y la regulación de grupos turbina-generador de vapor. Entre sus actividades se incluyen, además de la construcción de nuevas instalaciones, la modernización y el mantenimiento de las mismas.

Hasta ahora, tras la puesta en marcha de nuevas instalaciones, los escaneos de la documentación de puesta en marcha llegaban al puesto de trabajo de Ehrbar con cierto retraso. «Entonces comenzaba un laborioso trabajo de clasificación y revisión», explica el experto en documentación. «Dependiendo del tamaño del proyecto, había que ordenar unos 600 documentos de forma lógica, transcribir las anotaciones manuscritas y trasladar los cambios en los esquemas eléctricos a los archivos originales para poder crear finalmente un archivo definitivo. Solo la clasificación y la revisión me mantuvieron ocupado a tiempo completo durante al menos una semana».

Deseos y realidad en la obra

Sin embargo, esto describe el caso ideal: es decir, que los documentos se puedan escanear directamente en la obra y enviarse de vuelta a la sede central. A menudo, el reto radica en que los documentos no pueden salir de las instalaciones. Si no hay un escáner disponible in situ, la transferencia de la información resulta complicada. A esto se suman, durante el escaneo, hojas colocadas de forma torcida, documentos que faltan, anotaciones y firmas poco legibles. A menudo ni siquiera se puede determinar con claridad quién ha realizado cada anotación.

Christoph Findeisen, director general de TPPA, añade: «Ya nos ha pasado alguna vez que, debido a la falta de unos pocos documentos, un compañero tuvo que recorrer media Inglaterra. Por supuesto, eso supone unos costes enormes. Sin embargo, este tipo de problemas son casi inevitables cuando la elaboración de la documentación se realiza de forma manual». Después de que Ehrbar se viera obligado a revisar la documentación en dos ocasiones, se planteó la pregunta de si no sería más eficiente y adecuado a los tiempos actuales digitalizar esta tarea.

Pasarse a la documentación digital es fácil

Sin embargo, es probable que, al inicio de su investigación, Ehrbar ni siquiera hubiera imaginado lo fácil que resultaría dar el salto a la documentación digital. En un primer momento, comparó numerosos productos que, tras un laborioso proceso de comparación, resultaron no ser adecuados para sus necesidades. Unos eran demasiado complejos, otros demasiado caros. En el caso de otros, habría sido necesario modificar por completo el proceso de trabajo para poder utilizarlos. Entonces, durante su investigación, Ehrbar se topó con LiveDOK, una herramienta para la documentación digital de instalaciones en tiempo real desarrollada por los expertos en automatización de Karlsruhe Rösberg.

El experto en TPPA recuerda: «Mi primer contacto con el señor Tidas von Rösberg tuvo lugar en diciembre de 2024. En ese momento quedó claro enseguida que LiveDOK era la solución ideal para nuestros fines. Así que me puse manos a la obra para convencer a mis compañeros de trabajo. Dos semanas más tarde volvimos a hablar, esta vez para abordar la cuestión de cómo podíamos ponernos en marcha de forma concreta».

Desde el principio, los responsables de Haßloch se beneficiaron de la escalabilidad del sistema de documentación digital: en un primer momento, se decidió realizar una prueba en un proyecto piloto en una instalación que estaba entrando en la fase de puesta en marcha. Rösberg colaboró en la configuración del servidor de datos en la sede central de TPPA. En un primer paso, se importaron los protocolos de puesta en marcha a LiveDOK. Esto también se hizo con unos pocos clics. A continuación, se impartió una formación sobre el manejo del software. Ehrbar se muestra satisfecho: «Todo funciona de forma muy sencilla e intuitiva. Ahora soy yo mismo quien forma a nuestros empleados. Por lo general, dura media hora. Después solo hay una o dos preguntas más y los empleados ya pueden ponerse manos a la obra».

Una tableta en lugar de una carpeta con sujetapapeles: proyectos piloto exitosos…

En lugar de llevar carpetas repletas de papeles, los técnicos de puesta en marcha acudían ahora a la obra con tabletas. Marcaban las tareas especificadas en los protocolos con un lápiz digital en lugar de con un bolígrafo y, de este modo, también anotaban los valores de medición. De hecho, el proceso de trabajo de los técnicos de puesta en marcha apenas ha cambiado, pero las ventajas resultantes son, no obstante, múltiples: ya no es necesario descifrar una letra ilegible. Además, la calidad de la documentación mejora gracias a que los documentos se firman digitalmente de forma inequívoca. Se puede rastrear quién ha realizado qué cambios y cuándo. Esto resulta útil en caso de que surjan dudas sobre dichos cambios.

Además, el historial de modificaciones aporta seguridad jurídica. Si el responsable de la puesta en marcha tiene acceso a una red wifi, los cambios se pueden transmitir en tiempo real a sus compañeros de Haßloch, quienes pueden incorporarlos directamente a la documentación final. En caso contrario, los datos se guardan en la tableta y se pueden transferir en cuanto se vuelva a disponer de acceso a Internet.

«El proyecto piloto ha sido todo un éxito», afirma Ehrbar. Hasta la fecha, TPPA ha documentado numerosos proyectos con LiveDOK. Para otros proyectos, además, se digitalizaron los planos eléctricos y, también en este caso, quedó patente lo fácil que resulta introducir modificaciones in situ y luego incorporarlas a la documentación final en Haßloch. El servicio de asistencia de Rösberg también ha resultado muy convincente. Ehrbar comenta: «Cuando surgen problemas concretos, suelo recibir ayuda en el plazo de un día». Findeisen añade: «También me impresiona cómo Rösberg ha tenido en cuenta nuestras sugerencias y las ha integrado en el desarrollo posterior del producto».

…y una visión general inteligente en tiempo real

Pero los expertos en centrales eléctricas no solo se benefician de la documentación digital en sí misma: la documentación digital ofrece una visión general del estado de la documentación. Aquí se puede ver qué documentos ya se han procesado. Findeisen explica: «Ahora podemos hacer un seguimiento muy preciso del estado de la puesta en marcha. Antes, esto solo era posible dedicándole mucho tiempo, tiempo del que luego carecían los empleados para la puesta en marcha».

La digitalización no solo supone un cambio en la obra: también la nota, entre otros, Ehrbar, que ahora puede completar la documentación final con mucha mayor rapidez. Explica que, gracias a la herramienta digital, esta tarea se realiza en un tercio del tiempo y, además, con una calidad global superior. Su jefe también está satisfecho. Y es que una documentación completa supone, al mismo tiempo, la finalización oficial del proyecto y permite facturar el último pago. Pero los clientes también se benefician de la documentación digital, que refleja el estado real de la instalación en el momento de la entrega.

Hasta que la Directiva sobre máquinas 2006/42/CE sea sustituida por el Reglamento sobre máquinas, la documentación deberá seguir entregándose en formato impreso. Ehrbar: «Si lo desean, enviamos a nuestros clientes la documentación también en formato digital, para que puedan importarla a su sistema de gestión documental». Yannick Tidas, asesor comercial responsable en Rösberg, añade: «Por supuesto, también sería posible que los operadores de las instalaciones utilizaran LiveDOK durante el funcionamiento de las mismas, por ejemplo, para el mantenimiento, y documentaran así digitalmente el estado real de las instalaciones a lo largo de todo su ciclo de vida».